Como o Appmax Edu funciona

O Appmax Edu é uma plataforma de gestão financeira para o setor educacional — escolas K-12, instituições de ensino superior, cursos livres e infoprodutores. Ela cuida do ciclo inteiro: matrícula, contrato, geração de mensalidades, cobrança, pagamento, atraso e renegociação.

Onde fica o dinheiro: o Appmax Edu não tem custódia financeira. Cada escola conecta a própria conta Appmax (instituição de pagamento regulada) e as cobranças são processadas e liquidadas diretamente nela. A plataforma orquestra; o dinheiro vai da família para a conta da escola.

Há dois ambientes de acesso:

• Painel da escola (/login) — para a equipe administrativa e financeira.
• Portal do responsável (/portal/login) — para pais e pagadores consultarem e pagarem faturas.

Além dos painéis, a plataforma também conversa com os sistemas da escola por webhooks de saída (CRM, automação) — ver a documentação para desenvolvedores.

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   Crie sua conta e o estabelecimento

   Cadastre-se com e-mail e senha, informe razão social e CNPJ. Cada estabelecimento tem um ambiente isolado: os dados de uma escola nunca se misturam com os de outra.
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   Conecte sua conta Appmax

   Em Configurações → Conexão Appmax, clique em “Conectar à Appmax” e autorize na tela da própria Appmax. A partir daí, todo pagamento é processado com as credenciais exclusivas da sua instalação.
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   Defina a política de atraso

   Ainda em Configurações: multa (até 2%, teto do CDC), juros (até 1% ao mês, proporcional aos dias) e carência. Os limites legais são impostos pelo sistema.
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   Cadastre turmas, planos e pessoas

   Crie as turmas do período letivo e os planos de cobrança (valor, número de parcelas, dia de vencimento). Depois cadastre alunos e seus responsáveis na área Clientes do painel — o aluno estuda; o responsável paga.
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   Matricule

   A matrícula une aluno + plano + período. Antes de ativar, você pode aplicar bolsa/desconto e dividir a cobrança entre mais de um responsável (ex.: 60%/40%) — cada um recebe a própria fatura, e a soma fecha exata no centavo.
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   Ative e acompanhe

   Ao ativar a matrícula, o cronograma completo de faturas é gerado. O painel mostra receita prevista × recebida, inadimplência, faturas em atraso e a atividade do dia.

Cada parcela vira uma fatura com vencimento no fuso da escola. Além das mensalidades, você pode lançar excedentes (material, excursão, uniforme) — cobrados junto da próxima mensalidade ou como cobrança avulsa.

Todo valor é tratado em centavos exatos: divisões de parcela e splits entre responsáveis nunca “somem” um centavo no arredondamento. Cada mudança de estado financeiro fica registrada em uma trilha de auditoria imutável.

Cada fatura tem um link de pagamento seguro que a escola envia ao responsável (e que a régua envia automaticamente). No checkout, ele escolhe:

• Pix — QR Code e copia-e-cola gerados na hora;
• Cartão de crédito — em até 12x (dados do cartão nunca passam pelos nossos servidores: tokenização direto com a Appmax);
• Boleto — com linha digitável e PDF.

A confirmação é feita pela própria Appmax: quando o pagamento é aprovado, a fatura é marcada como paga automaticamente e a régua de cobrança daquela fatura é encerrada. Se a fatura estiver vencida, multa e juros são calculados na hora do pagamento e ficam congelados e auditáveis na cobrança.

A régua é a sequência automática de avisos: lembrete antes do vencimento, aviso no dia e follow-ups no atraso — cada um com o link de pagamento. A escola configura os degraus (quantos dias antes/depois) e o sistema agenda e envia.

Fatura vencida muda de status automaticamente, entra no painel de “Atenção hoje” e passa a exibir os encargos da política da escola. Quando é paga ou renegociada, os avisos pendentes são cancelados sozinhos.

Contratos digitais: a escola escreve um template com campos automáticos (nome do aluno, plano, valores); na matrícula, o sistema gera o documento, congela uma cópia imutável com hash criptográfico e colhe o aceite de cada responsável com IP, dispositivo e data/hora. O contrato só é considerado assinado quando todos os pagadores aceitam.

Renegociação (acordos): para faturas em atraso há três caminhos estruturados — parcelar o valor vencido (2 a 12x), empurrar para o próximo vencimento, ou desconto para quitação à vista (até 20%). O responsável pode propor pelo portal; a escola aprova. Ao aceitar, as faturas antigas são canceladas (nunca apagadas) e as novas nascem vinculadas ao acordo.

Para cursos e produtos vendidos online, a escola publica um produto com link público próprio. O comprador passa por 4 passos — identificação, pagamento, aceite do contrato e confirmação — e ao final o sistema cria automaticamente a pessoa, a matrícula, o contrato aceito e o cronograma de faturas, já cobrando a primeira. Produtos suportam métodos de pagamento próprios, contrato opcional, desconto Pix à vista e cupons.

Nem todo checkout vira venda na hora. Quando alguém preenche os dados no checkout de um produto mas não conclui, o Appmax Edu transforma esse interesse em um lead — capturado já no passo de identificação, e até parcialmente conforme a pessoa digita. É sempre o adulto pagador, com o consentimento de comunicação registrado; nenhum dado de aluno menor entra aqui.

Cada interação fica num histórico de tentativas (oferta, valor, passo alcançado). A escola trabalha os leads num quadro estilo Trello (menu Vendas → Leads), com as colunas Novo · Tentou · Em contato · Proposta · Ganho · Perdido, e pode disparar o link da oferta por e-mail direto do card.

Quando o pagamento entra, o lead daquele CPF é marcado como “ganho” automaticamente e vira cliente — costurando o comercial com o financeiro. (Disparo por WhatsApp é um próximo passo.)

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   Entre com CPF — sem senha

   Em /portal/login, o responsável digita o CPF e recebe um código de 6 dígitos por e-mail (o e-mail cadastrado na escola).
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   Veja tudo num lugar só

   Faturas em aberto e histórico de todas as escolas em que a pessoa é pagadora, com valores atualizados (encargos incluídos quando em atraso) e contratos aceitos.
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   Pague ou renegocie

   Pix direto do portal (QR Code na tela) ou proposta de renegociação que vai para aprovação da escola.

Privacidade: o portal é somente-leitura sobre os dados — um responsável só enxerga as faturas em que ele é o pagador, garantido por isolamento no próprio banco de dados.

O Appmax Edu conversa com as ferramentas que a escola já usa. Em Gestão → Integrações, ela cadastra o endpoint do CRM ou da automação (Make, Pluga, Zapier, n8n ou um endpoint próprio) e escolhe os eventos que quer receber: lead ganho, fatura paga, vencida ou estornada, matrícula ativada ou cancelada.

Cada evento é entregue como um POST assinado (HMAC-SHA256 + timestamp), com re-tentativas automáticas se o destino falhar. Os payloads carregam ids, valores e status — nunca dados pessoais de alunos menores. Formato, verificação de assinatura e catálogo estão na documentação para desenvolvedores.

• Isolamento por escola no banco de dados (Row-Level Security): mesmo um defeito de aplicação não expõe dados de outro estabelecimento.
• Credenciais criptografadas: as chaves da conta Appmax de cada escola são guardadas com criptografia forte (AES-256-GCM) e nunca aparecem em tela ou logs.
• Auditoria imutável: toda mudança financeira registra quem, o quê, quando e o antes/depois — o registro não pode ser editado nem apagado.
• Cartão tokenizado: dados de cartão vão do navegador direto para a Appmax; nossos servidores nunca veem o número completo.
• Operações à prova de clique duplo: pagamentos e gerações de cobrança são idempotentes — repetir a ação não duplica dinheiro.