Como o Proa Pay funciona

O Proa Pay é uma plataforma de gestão financeira para o setor educacional — escolas K-12, instituições de ensino superior, cursos livres e infoprodutores. Ela cuida do ciclo inteiro: matrícula, contrato, geração de mensalidades, cobrança, pagamento, atraso e renegociação.

Onde fica o dinheiro: o Proa Pay não tem custódia financeira. Cada escola conecta a própria conta Appmax (instituição de pagamento regulada) e as cobranças são processadas e liquidadas diretamente nela. A plataforma orquestra; o dinheiro vai da família para a conta da escola.

Há dois ambientes de acesso:

• Painel da escola (/login) — para a equipe administrativa e financeira.
• Portal do responsável (/portal/login) — para pais e pagadores consultarem e pagarem faturas.

Além dos painéis, a plataforma também conversa com os sistemas da escola por webhooks de saída (CRM, automação) — ver a documentação para desenvolvedores.

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   Solicite acesso e crie o estabelecimento

   A abertura de conta é feita por convite: solicite acesso em contato@appmaxedu.com.br e você recebe o link de cadastro. Com ele, crie sua conta com e-mail e senha e informe razão social e CNPJ. Cada estabelecimento tem um ambiente isolado: os dados de uma escola nunca se misturam com os de outra.
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   Conecte sua conta Appmax

   Em Configurações → Geral, na seção Conexão Appmax, clique em “Conectar à Appmax” e autorize na tela da própria Appmax. A partir daí, todo pagamento é processado com as credenciais exclusivas da sua instalação.
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   Defina a política de atraso

   Ainda em Configurações: multa (até 2%, teto do CDC), juros (até 1% ao mês, proporcional aos dias) e carência. Os limites legais são impostos pelo sistema.
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   Cadastre turmas, planos e pessoas

   Crie as turmas do período letivo e os planos de cobrança (valor, número de parcelas, dia de vencimento). Depois cadastre os clientes e seus responsáveis na área Clientes do painel — o cliente é quem se matricula; o responsável é quem paga (pode ser a mesma pessoa).
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   Matricule

   A matrícula une cliente + plano + período. Antes de ativar, você pode aplicar desconto e dividir a cobrança entre mais de um responsável (ex.: 60%/40%) — cada um recebe a própria fatura, e a soma fecha exata no centavo.
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   Ative e acompanhe

   Ao ativar a matrícula, o cronograma completo de faturas é gerado. O painel mostra receita prevista × recebida, inadimplência, faturas em atraso e a atividade do dia.

Cada parcela vira uma fatura com vencimento no fuso da escola. Além das mensalidades, você pode lançar excedentes (material, excursão, uniforme) — cobrados junto da próxima mensalidade ou como cobrança avulsa.

Todo valor é tratado em centavos exatos: divisões de parcela e splits entre responsáveis nunca “somem” um centavo no arredondamento. Cada mudança de estado financeiro fica registrada em uma trilha de auditoria imutável.

A tela Transações (menu Dinheiro) funciona como um extrato: cada pagamento é uma linha, e um estorno aparece como duas — a entrada original e a devolução. O valor líquido exibido é o informado pela própria Appmax, já com todas as taxas descontadas, e o saldo a liberar da conta da escola aparece direto no painel.

Cada fatura tem um link de pagamento seguro que a escola envia ao responsável (e que a régua envia automaticamente). No checkout, ele escolhe:

• Pix — QR Code e copia-e-cola gerados na hora (se o código expirar, o pagador gera outro na mesma tela);
• Cartão de crédito — em até 21x (dados do cartão nunca passam pelos nossos servidores: tokenização direto com a Appmax);
• Boleto — com linha digitável e PDF.

A confirmação é feita pela própria Appmax: quando o pagamento é aprovado, a fatura é marcada como paga automaticamente e a régua de cobrança daquela fatura é encerrada. Se a fatura estiver vencida, multa e juros são calculados na hora do pagamento e ficam congelados e auditáveis na cobrança.

Entrada + parcelas: quando a escola habilita essa modalidade no plano ou produto, o responsável paga uma entrada (valor fixo ou percentual) na hora e o restante em parcelas — cada etapa com seu próprio método (Pix, cartão ou boleto). O valor de cada parcela vem calculado pelo servidor, sem surpresa no arredondamento.

A cara é da escola: o checkout — e os e-mails enviados ao responsável — exibem a marca do estabelecimento (logo, cor e nome), configurável em Configurações → Marca. O pagador vê a identidade da escola, não a nossa.

A régua é a sequência automática de avisos: lembrete antes do vencimento, aviso no dia e follow-ups no atraso — cada um com o link de pagamento. A escola configura os degraus (quantos dias antes/depois) e o sistema agenda e envia.

Fatura vencida muda de status automaticamente, entra no painel de “Atenção hoje” e passa a exibir os encargos da política da escola. Quando é paga ou renegociada, os avisos pendentes são cancelados sozinhos.

Contratos digitais: a escola escreve um template com campos automáticos (nome do aluno, plano, valores); na matrícula, o sistema gera o documento, congela uma cópia imutável com hash criptográfico e colhe o aceite de cada responsável com IP, dispositivo e data/hora. O contrato só é considerado assinado quando todos os pagadores aceitam.

Renegociação (acordos): para faturas em atraso há três caminhos estruturados — parcelar o valor vencido (2 a 12x), empurrar para o próximo vencimento, ou desconto para quitação à vista (até 20%). O responsável pode propor pelo portal; a escola aprova. Ao aceitar, as faturas antigas são canceladas (nunca apagadas) e as novas nascem vinculadas ao acordo.

Para cursos e produtos vendidos online, a escola publica um produto com link público próprio. O comprador passa pelos passos de identificação, aceite do contrato e pagamento (a ordem entre contrato e pagamento é configurável por produto) — e ao final o sistema cria automaticamente a pessoa, a matrícula, o contrato aceito e o cronograma de faturas, já cobrando a primeira. Produtos suportam métodos de pagamento próprios, contrato opcional, desconto Pix à vista e cupons.

Cobrança recorrente: além de cobranças únicas e parceladas, um produto pode ser uma assinatura — a Appmax renova a cobrança a cada ciclo e a régua acompanha cada vencimento automaticamente.

Order bump e combo: no checkout de um produto a escola pode oferecer até três itens extras opcionais (order bump) — o comprador marca o que quiser e tudo entra na mesma cobrança, herdando o método de pagamento. Quando o extra é um combo, aceitá-lo também matricula o comprador no produto vinculado (com matrícula e contrato próprios), por um preço de combo definido pela escola.

Duração de acesso e renovação: um produto pode ter prazo de acesso. Quando ele está acabando, a tela Renovações (menu Dinheiro) lista as matrículas vencendo nos próximos 30 dias — e dali a escola gera um Link Express de recompra: renovar é uma compra nova pelo checkout, com o produto de renovação configurado em cada produto.

Medição de campanhas: a escola pode plugar seus pixels de conversão (Meta, Google, TikTok) em Configurações → Rastreamento para acompanhar o desempenho dos anúncios que levam ao checkout.

Para a venda feita a mão — no balcão, no WhatsApp, por telefone — a equipe gera um Link Express (menu Vender → Link Express): escolhe o cliente e o produto, aplica um desconto opcional e envia o link pessoal de pagamento. Quem recebe cai direto no checkout, já identificado.

Nada é cobrado até o pagamento: a matrícula e as faturas só se firmam quando o pagamento confirma. Gerar um novo link para a mesma pessoa e produto substitui o anterior (o antigo deixa de valer), e cada link tem prazo de validade. O painel acompanha tudo em abas — Ativos, Pagos, Expirados e Arquivados — com edição e cancelamento a qualquer momento.

Papel de vendedor: a escola pode convidar membros da equipe com o papel vendedor — eles enxergam apenas o Link Express e as próprias vendas, sem acesso ao resto do painel.

Nem todo checkout vira venda na hora. Quando alguém preenche os dados no checkout de um produto mas não conclui — ou tem o pagamento recusado —, o Proa Pay registra a tentativa e a coloca na fila de Recuperação (menu Dinheiro → Recuperação). É sempre o adulto pagador; nenhum dado de aluno menor entra aqui.

A fila mostra uma linha por cliente (mesmo com mais de uma venda pendente), ordenada por urgência e valor, com o histórico de tentativas de cada um. Ao abrir, a escola vê o contexto e pode chamar no WhatsApp com uma mensagem pronta para aquele motivo — Pix não pago, cartão recusado, checkout abandonado. Também dá para marcar “resolvida por fora”, descartar, ou registrar que o cliente pediu para não ser contatado (o pedido é respeitado dali em diante).

Quando o pagamento entra, a venda é marcada como recuperada automaticamente — e as métricas da tela mostram quanto dinheiro está na mesa e quanto foi recuperado no mês.

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   Entre com CPF — sem senha

   Em /portal/login, o responsável digita o CPF e recebe um código de 6 dígitos por e-mail (o e-mail cadastrado na escola).
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   Veja tudo num lugar só

   Faturas em aberto e histórico de todas as escolas em que a pessoa é pagadora, com valores atualizados (encargos incluídos quando em atraso) e contratos aceitos.
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   Pague ou renegocie

   Pix direto do portal (QR Code na tela) ou proposta de renegociação que vai para aprovação da escola.

Privacidade: o portal é somente-leitura sobre os dados — um responsável só enxerga as faturas em que ele é o pagador, garantido por isolamento no próprio banco de dados.

O Proa Pay conversa com as ferramentas que a escola já usa. Em Conta → Integrações, ela cadastra o endpoint do CRM ou da automação (Make, Pluga, Zapier, n8n ou um endpoint próprio) e escolhe os eventos que quer receber: venda concluída, pagamento não concluído, fatura paga, vencida ou estornada, matrícula ativada ou cancelada, entre outros.

Cada evento é entregue como um POST assinado (HMAC-SHA256 + timestamp), com re-tentativas automáticas se o destino falhar. Os payloads carregam ids, valores e status — nunca dados pessoais de alunos menores. Formato, verificação de assinatura e catálogo estão na documentação para desenvolvedores.

• Isolamento por escola no banco de dados (Row-Level Security): mesmo um defeito de aplicação não expõe dados de outro estabelecimento.
• Credenciais criptografadas: as chaves da conta Appmax de cada escola são guardadas com criptografia forte (AES-256-GCM) e nunca aparecem em tela ou logs.
• Auditoria imutável: toda mudança financeira registra quem, o quê, quando e o antes/depois — o registro não pode ser editado nem apagado.
• Cartão tokenizado: dados de cartão vão do navegador direto para a Appmax; nossos servidores nunca veem o número completo.
• Operações à prova de clique duplo: pagamentos e gerações de cobrança são idempotentes — repetir a ação não duplica dinheiro.